Gérer une association
Gérer son asso en 6 points clés
1. Faites-vous accompagner & formez-vous !
Pour la bonne réalisation de vos projets et afin de vous faciliter la tâche, rapprochez-vous des structures qui peuvent vous accompagner en vous apportant conseils et ressources. De nombreux organismes proposent des formations. Lyon Campus vous liste le champ des possibles dans sa rubrique dédiée
2. Demandez des financements
Pour la réalisation de vos projets vous aurez peut-être besoin de financements. Qu’ils soient privés ou publics vous devez constituer un dossier solide de présentation avec un budget équilibré. La plupart des financeurs vous demanderont des co-financements, c’est à dire que vous prévoyez différentes sources de financement (financement interne (vente, cotisation, fond de roulement…), aides publiques (établissement, État, Ville, Région…), fonds privés, financements participatifs, appels à projets…
3. Mobilisez des bénévoles / stagiaires / services civiques
Faites vivre votre association avec un nombre suffisant de bénévoles. Sachez mobiliser d’autres étudiants.
Inscrivez-vous aux forums de rentrée organisés par vos établissements et qui permettent, via un stand, une animation et même une présentation en amphi, de présenter votre asso à de nouveaux étudiants. Ces forums ont lieu tout début septembre, pensez à inscrire votre asso avant les vacances d’été !
La Maison des Étudiants de la Métropole de Lyon propose chaque année en novembre le Forum des initiatives étudiantes, une belle occasion pour vous faire connaître ! Vous pouvez à cette occasion proposez une animation pour porter à connaissance votre projet, rencontrer de nouveaux étudiants et recruter des bénévoles !
Inscrivez-vous à Tous Unis Tous solidaire : cette plateforme de l’engagement permet à des associations de poster leurs offres de bénévolat.
Pensez à faire appel à des stagiaires qui pourraient vous apporter une aide précieuse dans des domaines spécifiques (comptabilité, communication, événementiel…). Renseignez-vous néanmoins sur vos obligations d’employeur.
Recrutez un service civique
Pensez à proposer des missions de volontariat en service civique qui vous permettra d’avoir des ressources précieuses au développement de vos projets. Le statut service civique permet à des jeunes -26 ans de s’engager à plein temps dans une association, pendant six ou neuf mois, moyennant une indemnité financée par l’Etat de 473,04 euros net par mois. Votre association n’aura à financer que 107,58 euros par mois. Vous devez disposer d’un agrément individuel ou collectif de Service Civique au titre de l’engagement.
Gérer son agrément Service Civique en ligne
En tant qu’associations étudiantes, vous pouvez passer par le réseau Animafac, qui dispose d’agréments nécessaires pour permettre aux associations étudiantes qui le souhaitent d’accueillir des volontaires, via un dispositif très simple, respectant les principes du Service Civique. Votre association devra financer 80 euros par mois.
Faites votre demande de volontaire en service Civique avec Animafac
Tout savoir sur le service civique avec LyonCampus dans sa rubrique dédiée
Pensez accompagnement !
Un stagiaire, un bénévole, un volontaire en service civique demande un accompagnement sur ses missions. Ne le lâchez pas seul dans la nature, ça ne lui rendra pas service et au risque que les missions demandées ne soient pas remplies !
4. Organisez des événements et communiquez-les
- Présentez vos projets et faites connaître vos initiatives en organisant des animations ouvertes à tout.es. La Maison des Étudiants de la Métropole de Lyon (MDE) propose aux associations étudiantes des espaces événementiels, dont une salle pouvant accueillir jusqu’à 120 personnes et tous types d’événements : ateliers, cours, représentations, concerts, conférences, projections…
Présentez vos projets à la MDE
Vous pouvez louer des salles privées mais aussi municipales.
- Retrouvez la liste des salles à louer et démarches à faire sur le site Culture de la Ville de Lyon.
- Dans le 7e les associations peuvent formuler une demande de salles de 30 à 200m2 par mail à ma7locationsalles(at)mairie-lyon.fr
Vos espaces de travail dans la Métropole de Lyon
- Si vous organisez un événement sur l’espace public, pensez à demander une occupation temporaire sur le site de la ville de Lyon.
- Envoyez-nous vos éléments de communication (visuel, lien d’inscription, informations prix/ouvert à tous, lien réseaux sociaux, présentation de l’événement (qui/quoi/où/comment/pourquoi + cible) afin de diffuser vos projets sur Lyon Campus, le web étudiant de la Métropole de Lyon.
Contactez aussi les services communication de vos établissements pour qu'ils relayent vos initiatives.
5. Déclarez les modifications des statuts
Vous devez déclarer toutes modifications statutaires : changement de nom, d’objet, de siège social ou de dispositions statutaires (modification du fonctionnement de l'assemblée générale, par exemple).
Vous adopterez ces changements en assemblée générale, à la majorité des voix des membres présents et représentés.
Ensuite, vous déclarez les modifications en préfecture dans un délai de 3 mois. Vous pouvez réaliser cette démarche en ligne.
6. Prévoyez la passation !
Pensez à la continuité de votre association. Créer une association demande beaucoup d’énergie, il serait dommage de ne pas penser votre projet dans la continuité. Le temps des études s’inscrit dans une période précise, l’association étudiante subit de fait de nombreux mouvements de bénévoles. Pour faciliter la passation entre membres, pensez à :
- Créer un dossier comprenant les éléments essentiels de l'association (statuts, déclaration d'existence, PV des assemblées générales, actes de nomination des membres du Bureau, relevés bancaires...).
- Créer un dossier reprenant les actions déjà réalisées les années précédentes ainsi que les projets en cours.
- Créer un dossier mentionnant les manifestations et dates importantes de la vie associative à l'Université et en Ville ainsi que les démarches à effectuer pour les demandes liées à vos événements.
Transmettez toutes ces informations au moment du changement de Bureau.
